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如何進(jìn)行企業(yè)檔案文件歸類管理

檔案歸類：

第一條 管理部門?1.文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為 特殊案 件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文 書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。2.各公司檔卷分類目錄及編號(hào)原則，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。

第二條 文件點(diǎn)收?文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：?1.檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。2.文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。3.文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。5.有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后 ，文件送歸檔。

第三條 文件整理?點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：?1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 2.右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類?1.檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為 若干小類。 2.檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后 另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。3.同一“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè) 檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。4.每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。5.檔號(hào)之表示方式如下?A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號(hào)?1.檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容 性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2.各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多 寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。3.檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名 稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。4.檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5.檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

第六條 檔號(hào)編定?1.案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號(hào)。2.案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。3.檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主 要類別，編列檔號(hào)。4.檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左 方裝訂者則填寫于右上角。

第七條 歸檔與檔案清理?1.歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要 使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。2.檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。?

第八條 保存期限?文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：?1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及 股東會(huì)紀(jì) 錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè) 計(jì)圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。2.10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)計(jì)劃資料；(4)其他經(jīng)核 定須保存10年的文書。3.5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。4.1年保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理?1.管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時(shí)， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必 要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

第十條 調(diào)卷程序?1.各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主 管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。2.管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出 日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。3.于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“調(diào)卷單”。4.檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

第十一條 調(diào)卷管理?1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng) 調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2.調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明 原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。3.調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。4.調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意

保存：

第一條、為提升檔案保存技術(shù)，妥善維護(hù)檔案安全，發(fā)揮檔案管理功能，特訂定本規(guī)范。

第二條、紙質(zhì)類檔案之保存，應(yīng)妥善采取防光、防熱、防潮、防蟲及防菌等措施，避免檔案受光害及紙質(zhì)纖維素之氧化或水解或因蟲、菌危害，導(dǎo)致檔案之損壞。

第三條、紙質(zhì)類檔案宜以化性穩(wěn)定之聚酯類膠膜保護(hù)袋或去酸材質(zhì)之卷夾或保護(hù)盒存放。

第四條、紙質(zhì)類檔案如有破損，應(yīng)隨時(shí)修補(bǔ)；其修補(bǔ)方法得以裱法、鑲法或其他適當(dāng)方法為之。

第五條、紙質(zhì)類檔案如因本身及外在環(huán)境影響而產(chǎn)生泛黃變脆、劣化損壞等情形時(shí)，應(yīng)予裱褙處理。

第六條、微縮片、正片、負(fù)片及照片等攝影類檔案應(yīng)存放於保護(hù)套（袋）或底片夾內(nèi)，再置入去酸之保護(hù)盒中。

前項(xiàng)保護(hù)套（袋）或底片夾之材質(zhì)，應(yīng)選擇純聚丙烯、純聚乙烯類塑膠片或中性之紙類。

第七條、微縮片、正片或負(fù)片之保護(hù)盒應(yīng)水平置放，避免陽光直射，并應(yīng)定期檢查。

第八條、攝影類檔案應(yīng)設(shè)置專用儲(chǔ)存柜，其材質(zhì)應(yīng)選用惰性材料，并具有溫、濕度控制及四小時(shí)以上之防火功能。

第九條、攝影類檔案及錄影（音）帶類檔案放入儲(chǔ)存柜前應(yīng)逐步回溫。取出后，亦同。

第十條、永久保存之彩色照片，應(yīng)以翻拍成底片或彩色微縮片，或以數(shù)位方式或其他適當(dāng)方式儲(chǔ)存之。

第十一條、檔案管理人員拿取攝影類檔案時(shí)應(yīng)配戴棉質(zhì)或尼龍手套，接觸時(shí)以邊緣部分為限，避免於膠片上留下指印或刮傷。

第十二條、錄影（音）帶類檔案入庫(kù)前，應(yīng)將防誤抹孔關(guān)閉，個(gè)別存放於絕緣之保護(hù)卡匣盒內(nèi)，再置於儲(chǔ)存柜中。

前項(xiàng)儲(chǔ)存柜之存放，應(yīng)避免鄰近電器用品或帶有磁場(chǎng)之場(chǎng)所。

第十三條、錄影（音）帶類檔案應(yīng)定期檢查及轉(zhuǎn)帶；如有變質(zhì)，應(yīng)即處理，并定期復(fù)制轉(zhuǎn)錄，以利保存。

前項(xiàng)檔案如經(jīng)依法應(yīng)用，入庫(kù)前應(yīng)轉(zhuǎn)回起頭點(diǎn)；快速轉(zhuǎn)帶后，應(yīng)經(jīng)散熱后始予收藏。

第十四條、錄影（音）帶類檔案如有發(fā)霉情形，應(yīng)使用除霉噴液，清除發(fā)霉。

第十五條、電子媒體類檔案應(yīng)以壓克力、純聚丙烯等化性穩(wěn)定材質(zhì)之保護(hù)夾盒個(gè)別存放，再放置於儲(chǔ)存柜中。

第十六條、電子媒體類檔案應(yīng)避免陽光直射或用清潔溶液擦拭。

擦拭光碟片應(yīng)使用軟質(zhì)之織布，由中心部位以放射方向向外圍拂拭，避免用同心圓方向擦拭之。

第十七條、光碟片應(yīng)避免刮傷或改變光碟面原有之標(biāo)示方式。

檔案管理人員拿取光碟片時(shí)應(yīng)配戴棉質(zhì)或尼龍手套，接觸時(shí)以邊緣部分為限，避免於光碟表面留下指印或刮傷。

第十八條、檔案之蟲害、菌害防治，應(yīng)依下列五階段防治措施行之：

（一）避免：室外避免草木叢生及使用夜間燈光誘引昆蟲，并避免堆放木頭，杜絕白蟻等昆蟲滋生。室內(nèi)收藏柜勿與地板及墻壁密接、避免鋪設(shè)地毯，水管避免經(jīng)過天花板，以維持環(huán)境之整潔。

（二）阻絕：窗戶加裝紗窗、排水口及通氣孔加裝濾網(wǎng)，縫隙處應(yīng)予以填補(bǔ)，防止昆蟲入侵。必要時(shí)於通風(fēng)口加裝空氣凈化設(shè)備，以減少菌害發(fā)生。

（三）偵測(cè)：定期翻閱檔案檢視檔案狀況，進(jìn)行環(huán)境偵測(cè)并作成紀(jì)錄；利用粘蟲紙等誘捕器捕捉昆蟲，并隨時(shí)追蹤昆蟲入侵或菌害之各種跡象。

（四）因應(yīng)：如檔案已遭蟲害或菌害，應(yīng)即進(jìn)行除蟲、殺菌處理。

（五）恢復(fù)：包括環(huán)境之恢復(fù)及檔案狀況之恢復(fù)，并針對(duì)重要檔案進(jìn)行修補(bǔ)。

第十九條、檔案入庫(kù)前應(yīng)檢查檔案狀況；如有蟲害或發(fā)霉情事，應(yīng)立即隔離進(jìn)行除蟲或殺菌。

第二十條、前點(diǎn)除蟲、殺菌，應(yīng)視菌蟲種類、檔案媒體類型或損壞狀況選用下列方式行之：

（一）熏蒸法：使用含化學(xué)成分之熏蒸劑熏蒸方式。

（二）低溫法：將檔案裝入袋中密封，放入攝氏零下二十度至三十度之冷凍庫(kù)十四日以上之方式。

（三）低氧法：置換密閉空間內(nèi)之氧氣成其他氣體，使氧氣濃度降至百分之零點(diǎn)三以下并維持十四天之方式。

（四）鈷六十加馬（γ）射線法：利用該射線之穿透力及殺傷力輻射殺蟲之方式。

（五）其他經(jīng)檔案管理局公告之方式。

前項(xiàng)處理應(yīng)避免造成檔案、人體之傷害及環(huán)境之破壞，處理后應(yīng)將蟲尸排遺清理乾凈。第一款之熏蒸法宜注意禁止排放氟氯碳化物并降低氮氧化物及二氧化碳排放量。